‘Vermijd het TikTok-effect’ en 7 andere concrete tips om af te kicken van je mailbox  

E-mails zijn verdraaid handig, maar wie er te veel op een dag krijgt, raakt uitgeput en gedemotiveerd. Hoe kick je af van een mailverslaving? Acht tips van communicatie-expert Gunnar Michielssen naar aanleiding van e-mailloze vrijdag. 

Ik heb geen brandende passie voor het beantwoorden van mails, en die taak staat evenmin in mijn functiebeschrijving. Toch slorpt het beheersen van de mailtsunami ongeveer een vijfde van mijn werkdag en de helft van mijn energievoorraad op. Dat geldt niet alleen voor mij. Een onderzoek van Datanews wijst uit dat grofweg de helft van de Belgische werknemers tot 3 uur per dag spendeert aan mails. Op macroniveau gaat het volgens Gunnar Michielssen, communicatie-expert en de initiatiefnemer van e-mailloze vrijdag, over 20 werkdagen per jaar. Het is vaak het eerste en het laatste wat we doen op een dag. Hallucinant, maar ook onnodig. Een efficiënt beheer van je mailbox maakt je als werknemer zowel productiever als gelukkiger. Hoe pak je dat aan?

1—Stop met schijnwerk

Gunnar Michielssen: ‘E-mails versturen geeft mensen het gevoel dat ze productief bezig zijn. Het omgekeerde is waar. Mails zijn prikkels van buitenaf, die fungeren als bliksemafleider voor het werk dat er echt toe doet. Wie z’n aandacht de hele dag laat kapen door z’n mailbox voert enkel reactieve taken uit. Op het einde van zo’n werkdag heb je heel hard gewerkt, maar niets gedaan. Je hebt gecommuniceerd over dingen die moeten gebeuren zonder ze daadwerkelijk uit te voeren. Ik noem dat schijnwerk, het is een veredelde vorm van uitstelgedrag. Een heel concrete to-dolijst op dag- of zelfs op uurbasis, voorkomt dat je werkt zonder daadwerkelijk te werken. Dat lijkt een evidente tip, maar minder dan 10 procent van de mensen maakt effectief zo’n lijst.’

2—Bedwing je nieuwsgierigheid

Michielssen: ‘Je mailbox is vergelijkbaar met sociale media. Elk nieuw mailtje triggert een dopamineshot: je brein krijgt het signaal dat er iets te gebeuren staat. Als je genoeg tijd in je mailbox doorbrengt, ga je er altijd wel iets interessants in terugvinden. Dan krijg je het pavlov-effect. Je notificaties uitzetten helpt om dat mechanisme stop te zetten en je nieuwsgierigheid te bedwingen. Vergelijk het met een hond die je aan de leiband moet houden omdat hij er anders vandoor gaat.’

3—Plan mailmomenten in

Michielssen: ‘De cijfers in studies over hoeveel tijd werknemers aan hun mails spenderen variëren enorm. Gemiddeld genomen is dat zo’n 2 tot 3 uur per dag. Andere digitale toepassingen, zoals teams, chatten en WhatsApp slorpen ook nog eens tijd op. Die tools zijn ontworpen om onze productiviteit op te drijven, maar zijn eerder een bedreiging ervan. Deel je dag in op basis van het werk dat je wil verzetten en behandel je mails op een duidelijk afgebakend moment in plaats van druppelsgewijs. Zelf las ik heel doelbewust een communicatiemoment per dag in waarbij ik mails verstuur. Zo vermijd ik ook dat er de hele dag antwoorden blijven binnenlopen die mijn nieuwsgierigheid triggeren.’

4—Laat je mailbox ’s ochtends links liggen

Michielssen: ‘Behandel ’s ochtends eerst je prioriteiten, daarna pas je mails. Heb je een deadline die je moet halen, of een project waarover je wil nadenken? Begin daar dan mee. Zo start je werkdag proactief in plaats van reactief. Het boek Never check e-mail in the morning and other unexpected strategies for making your work life work is een inspirerend basiswerk dat daar dieper op ingaat.

Lees ook: De ochtendstond heeft niet voor iedereen goud in de mond: waarom we aardiger mogen zijn voor avondmensen

5—Laat beleefdheidsmails vallen

Michielssen: ‘Goede afspraken maken goede vrienden. Of in dit geval: een lege mailbox. We zetten vaak ijverig mensen in cc en bcc onder het mom ‘baadt het niet dan schaadt het niet’. Dat klopt niet. Jouw goedbedoelde informatiedrang creëert een berg onnodige mails bij de ander. Als je iemand een bedankje stuurt, dan riskeer je nog twee of drie mails met ‘graag gedaan’ en ‘tot de volgende keer’. Dat is te vermijden.’

6—Heb vertrouwen

Michielssen: ‘Als iemand zegt dat iets in orde is, dan is het in theorie niet nodig om nog drie keer een statusupdate te vragen. Ik snap dat dat verleidelijk is. Micromanagement geeft ons een gevoel van controle. Elk bericht dat bevestigt dat iets in orde komt, geeft ons een shot met geruststellende dopamine. Maar op die manier ben je hele dagen bezig met werk dat eigenlijk niet het jouwe is. Vooral managers verliezen zich vaak in dit soort mailverkeer. In de wetenschap wordt dat aangeduid met de term diffusion of responsability: de verantwoordelijkheden worden doorgeschoven naar niveaus waarop ze eigenlijk niet thuishoren. Werknemers die vaststellen dat hun printer al twee weken niet werkt, durven bijvoorbeeld gerust een mail te sturen naar de IT-directeur. Die stuurt dat bericht vervolgens door naar een van de mensen uit zijn team. Zo wordt een manager meer een doorgeefluik.’

7—Gebruik mails waarvoor ze bedoeld zijn

Michielssen: ‘Veel mensen mailen te pas en te onpas. Om te weten welke vorm van communicatie het meest geschikt is, werk ik met de communicatiematrix. Daarbij deel ik berichten in op twee assen, naargelang hoe dringend (x-as) of hoe complex (y-as) ze zijn . Niet dringende, simpele zaken kan je heel gemakkelijk asynchroon communiceren via mail of Whatsapp. Eenvoudige zaken die wel dringend zijn, kunnen via de chat. Complexe zaken die niet-dringend zijn kunnen ingepland worden tijdens een meeting. Voor zaken die zowel complex als dringend zijn, bel je best. Het maken van afspraken voor een meeting lijkt op het eerste zicht eenvoudig, maar dat is het niet: vaak eindig je al snel met drie of vier mails over het geschikte tijdstip. In zo’n gevallen bel je  beter.’

8—Laat je mailbox het werk voor jou doen

Michielssen: ‘Dit soort tips lees je overal, maar toch past bijna niemand ze toe. Om efficiënt te werken, verdeel je best je mailbox in verschillende postvakken. Voor elk postvak stel je regels in zodat berichten automatisch gerangschikt worden. Groepeer bijvoorbeeld nieuwsbrieven in één mapje, interne mails in een ander. Als je alles laat samenkomen op één plek riskeer je het TikTok-effect: je begint ’s ochtends met het zoeken naar bepaalde informatie over een meeting en je eindigt met nieuwjaarswensen aan een collega om vier uur in de namiddag.’

Gunnar Michielssen geeft trainingen over hoe je efficiënter kan omspringen met je mailbox en andere digitale tools. Meer info via gunnarmichielssen.be.

Lees ook: ‘De grootste vijand van mild ouderschap is perfectionisme’: vier inzichten om stress in je gezinsleven te voorkomen