Zoommoeheid: hoe blijf je productief thuiswerken?

Nogal wat mensen hebben het afgelopen jaar de hele tijd thuis gewerkt, en zelfs wie dat niet doet, krijgt vandaag te maken met zoomcalls, overvolle mailboxen en sputterende to-dolijstjes. Drie deskundigen geven tips over hoe je productief blijft in de digitale jobjungle.

Thuiswerken is niet nieuw, ook voor de uitbraak van Covid-19 werd er druk over gediscussieerd op ondernemingsraden, in de media en in kantines. De coronacrisis was een groot sociaal experiment, ook op thuiswerkvlak. Is de balans werk-gezin beter? Verminderen de files? Hoe erg mis je het sociale contact en het pingpongen met je collega’s? Wordt uitstelgedrag erger zonder sociale (collegiale) controle? En waar de werkgevers van wakker liggen: zijn we even productief thuis als op kantoor? Discussies die niet zullen eindigen als we allemaal goed en wel gevaccineerd zullen zijn en weer naar kantoor mogen.

Meer zelfs, er zijn heel wat dingen die we al thuiswerkend geleerd hebben en die eenmaal weer op kantoor nuttig zullen blijken, zo vertelde Laura Mae Martin, Executive Productivity Advisor bij Google ons onlangs via – uiteraard – Google Meet. ‘We bekijken iedereen die vandaag thuiswerkt door dezelfde bril, ook al zijn er grote verschillen. Sommige mensen hebben meer tijd dan vroeger, ze wonen alleen of met twee, hebben geen of oudere kinderen en hebben door het wegvallen van hun pendel meer tijd. Dat zijn de marathonlopers. De sprinters hebben minder tijd dan vroeger, bijvoorbeeld omdat hun kinderen veel tijd vragen. Als organisatie en als collega’s is het belangrijk om te weten dat we allemaal onze eigen route lopen. Sprinters moeten vaak in korte periodes intens werken, maar zijn misschien iets meer beschikbaar ’s avonds, als de kinderen in bed liggen. Ze moeten leren omgaan met onderbrekingen en omstandigheden creëren waarin ze heel gefocust kunnen werken. Marathonlopers lopen het risico om lange dagen te maken, gewoon omdat het kan. Zij moeten daarom duidelijke werkuren kiezen en de nodige pauzes inbouwen.’

En het gaat niet alleen over onze gezinssituatie, stelt Martin, ook persoonlijke verschillen zijn duidelijk geworden door het coronathuiswerken. ‘We hebben ontdekt hoe onze optimale werkdag eruitziet, wanneer we wat het beste doen, wanneer we een piek in energie hebben. De vraag is: hoe ga je die info gebruiken als je weer naar kantoor gaat, al dan niet deeltijds? Ik heb bijvoorbeeld ontdekt dat ik beter werk als ik halverwege de dag een sportieve break neem, beweging verjaagt mijn middagdipje. Dus dat wil ik blijven doen, ook als ik terug naar kantoor ga. Ik merk ook dat ik thuis geconcentreerder werk, dus in een hybride thuis-kantoorwerkmodel kan ik werk dat focus vraagt het best thuis blijven doen, terwijl meetings en echt in team samenwerken beter gaan als we effectief samen zijn.’

Allemaal goed en wel, maar wat als het bedrijf dat geen goed idee vindt? ‘Nu werknemers een jaar de tijd hebben gehad om te ontdekken hoe hun natuurlijke flow werkt, hoop ik dat werkgevers daar rekening mee gaan houden. Bedrijven doen er goed aan on mensen de flexibiliteit te geven om hun eigen tijd te managen. Dat kan pas als ze beseffen dat er nachtuilen en vroege vogels zijn, dat mensen in cycli werken en dat hun werknemers productiever zullen zijn als ze hun eigen schema mogen kiezen.’

Videomeetings zijn een godsgeschenk in deze coronacrisis, zowel met collega’s als met vrienden en familie. Maar echt fijn zijn ze nooit en ondertussen wegen ze steeds zwaarder op ons gemoed. Terwijl we in het begin nog enthousiast skyperitiefden, bellen we ondertussen weer gewoon met familie en vrienden. Logisch, want videomeetings zijn vermoeiend en vaak weinig efficiënt. Maar soms hebben we ze nodig, dus hoe lossen we dat op? Gedragswetenschapper Michaël Van Damme, onderzoeker bij The Forge, een spin-off van de Universiteit Gent, weet hoe we de valkuilen van virtuele communicatie vermijden.

Ruis

Audiovisuele problemen zoals achtergrondlawaai, overbelicht beeld en haperingen in de verbinding zijn niet alleen frustrerend, ze verstoren ook de inhoud van de meeting. ‘Ze maken het moeilijker om informatie te verwerken en je raakt snel een deeltje van de boodschap kwijt’, vertelt Van Damme. ‘Het zorgt ervoor dat de inhoud van het gesprek minder lang resoneert en er een negatieve connotatie aan blijft plakken.’ Hoe meer moeite je moet doen om informatie te verwerken, hoe meer de videomeeting als uitputtend wordt ervaren. ‘Een tweede probleem is dat je online heel wat contextuele informatie mist. Je weet vaak niet of de anderen wel aan het luisteren zijn naar wat je vertelt. ‘Zit mijn collega naar een ander scherm te kijken? Begrijpen ze wel wat ik bedoel?’ – die constante afweging zorgt opnieuw voor een cognitieve verstoring.’

Net echt

Is je internetverbinding optimaal? Goed, dan recreëer je volgens Van Damme best een realistische fysieke situatie. ‘Doe alsof het om een klassieke tafelmeeting gaat: zet je laptop op ooghoogte en ga wat verder van de camera zitten.’ Op die manier kunnen anderen je lichaamstaal lezen en krijg je de illusie dat je elkaar in de ogen kijkt. ‘Deze zaken lijken misschien triviaal, maar onderzoek toont aan dat ze een significant verschil maken.’ Wanneer je zelf iets uitlegt of een presentatie geeft, is het belangrijk om de aandacht van de ander zo goed mogelijk te dirigeren, voegt Van Damme eraan toe. ‘Online hoef je er niet voor terug te deinzen om informatie visueel voor te stellen – gebruik gebaren, duid zaken aan met een cursor of vertel je verhaal met eenvoudige slides.’

Met veel

In grote groepen lopen vergaderingen vaak nog iets stroever. ‘Individuele voorbereiding en een goede coördinator zijn dan cruciaal’, legt Van Damme uit. ‘Laat mensen op voorhand weten wat ze kunnen verwachten. Geef ze de tijd om in hun eentje na te denken en alvast met ideeën te komen.’ Dat systeem van individuele input en verantwoording leidt tot meer kwaliteitsvolle meetings. ‘Op die manier is iedereen aanspreekbaar en krijgen ook introverte collega’s de kans om hun zegje te doen. Omdat we informele momenten missen, is het zinvol om in virtuele vergaderingen zulke momenten toe te laten.’

Borrelzoom

Wat vaak zoomende mensen inderdaad missen is het informele contact. ‘Zelfs bij Google’, lacht Laura Mae Martin. ‘Uitwisseling zorgt voor advies, ideeën, kruisbestuiving, en dat draagt ook bij tot de productiviteit. Maar bij een virtuele zakelijke meeting is het moeilijk om spontaan wat gebabbel te integreren. Bij Google organiseren heel wat teams een wekelijks sociaal uurtje, specifiek bedoeld om gewoon te kletsen. Ook dan zetten we dingen op de ‘agenda’. Naar welke tv-programma’s kijk je nu, hoe organiseer je kinderopvang, heb je lekkere recepten gemaakt of goede boeken gelezen? Soms geeft iemand een rondleiding in huis, of stelt zijn of haar gezin voor aan de collega’s. Sommige teams lunchen zelfs af en toe samen, iedereen met zijn boterhammen voor de computer. Niets vervangt persoonlijk contact, maar dit kan helpen.’

Uitstellen doen we allemaal weleens. We verschuiven een lastige taak naar een later moment of nemen een moeilijke beslissing nu nog niet meteen. Volgens David Vandenbosch, psycholoog en coördinator van de kliniek voor stress- en burn-outmanagement aan de ULB Eramse, komt procrastinatie soms goed van pas.’Als je een moeilijke beslissing moet nemen, is het goed om die een beetje uit te stellen. Anders neem je soms een té impulsieve beslissing.’ Uitstellen is daarom ook geen probleem als je het af en toe doet. ‘Het wordt problematisch als je dingen voor je uit blijft schuiven en de beslissing niet neemt of de taak uiteindelijk niet doet.’ Dan loopt het weleens uit de hand, worden deadlines niet meer gehaald en besluiten niet genomen. Structuur en sociale controle spelen een rol bij uitstelgedrag, dus nu velen thuiswerken, durft uitstelgedrag zich wel nét iets te vaak te uiten.

Er zijn verschillende vormen van uitstellen. Zo maken sommigen een doordachte keuze om iets uit te stellen naar later en anderen laten procrastinatie doordringen op elk vlak van hun leven. ‘Regelmatig uitstellen doet ons stressniveau stijgen en kan zware gevolgen hebben’, geeft Vandenbosch aan. ‘Je mist afspraken, laat vrienden links liggen…’ Het kan je in extreme gevallen zelfs je job kosten, en ook je relaties kunnen eronder lijden.

Niet lui, wel faalangstig

Uitstelgedrag wordt vaak geassocieerd met luiheid. Dat is volgens Jihad Mazroui, psycholoog bij Infinipsy, niet het geval. ‘Ik link procrastinatie eerder aan angst. Vaak stellen we dingen uit omdat de beslissing of opdracht te moeilijk is.’ We maken onszelf wijs dat het morgen gemakkelijker zal zijn. ‘Uitstellers zijn bang dat ze niet goed genoeg zijn of de taak niet aankunnen’, voegt David Vandenbosch toe. Niet luiheid maar ook motivatie is een oorzaak van uitstelgedrag. ‘Niet elke vorm van procrastinatie is gelinkt aan angst’, vertelt Vandenbosch. ‘Af en toe moeten we gewoon een duwtje in de rug krijgen.’ Dat stukje motivatie was het afgelopen jaar moeilijker te vinden. Sommige mensen werken al twaalf maanden lang vanuit hun kot. ‘Dat betekent dat veel mensen geen normaal ritme, steun of toezicht meer hebben en dat kan uitstelgedrag in de hand werken.’

Beloning

Een van de oplossingen voor uitstelgedrag is dat onze acties gevolgen moeten hebben. ‘Dan pas weegt de taak of beslissing op tegen de voordelen om het niet te doen’, legt Vandenbosch uit. Daarom moet je een specifieke actie opstellen. ‘Donderdag om 14 uur schrijf ik mijn brief.’ Indien je de handeling op dat moment niet hebt uitgevoerd, mag je er, ongeacht de gevolgen, een week lang niet meer aan werken. Een minder extreme oplossing is jezelf belonen. ‘Voor iedere taak die je hebt volbracht, mag je tien minuten lang iets doen wat je graag doet.’

Angst is de vijand van vooruitgang. Daarom geeft Mazroui nog enkele tips mee om je angst uit de weg te gaan en je uitstelgedrag te verminderen. ‘Taken opdelen in kleine acties zorgt ervoor dat je gemakkelijker aan een taak kunt beginnen.’ Ook populair is de pomodoro-methode, genoemd naar de keukenwekker in de vorm van een tomaat. Je zet je keukenwekker voor dertig of vijftig minuten, en die hele tijd laat je je door niets afleiden. Loopt de wekker af, dan mag je tien minuten iets anders doen. ‘Tot slot moet je nooit bang zijn om hulp te vragen’, stelt Mazroui.

Onze mailbox is vaak een eindeloze bron van stress, omdat je er nooit echt helemaal klaar mee bent. Geen probleem, zegt Laura Mae Martin, dat is ook helemaal niet nodig. Haar drie tips voor stressloos mailverkeer.

Sorteer

Als je de droogkast openmaakt, pik je daar niet één kledingstuk uit om op te plooien en ermee naar de kast te lopen om het op te bergen. Dat zou inefficiënt zijn. Meestal haal je er alles uit, sorteert wat gestreken moet worden en wat zo de kast in kan, plooit alles op en verdeelt het dan over de verschillende kasten en kamers. Martin stelt voor dat je je inbox op dezelfde manier bekijkt als je droogkast. Bekijk al je mails en stop ze in mappen, naargelang wat je ermee moet doen. Negeren, ter info, te lezen, wachten op een antwoord, deze week beantwoorden, vandaag beantwoorden, meteen reageren. Op die laatste reageer je meteen, en elke dag voorzie je een moment om je mails van die dag of die week te verwerken. Op die manier is je mailbox dus leeg op het einde van de dag. Niet omdat je alles hebt afgewerkt of beantwoord, maar omdat je ze allemaal in het juiste vakje gestoken hebt en er te gepasten tijde op gaat reageren. Het zorgt er bovendien voor dat je weet waar alles zit en alles efficiënt kunt beantwoorden.

Unsubscribe

We hebben ze allemaal, mailings en nieuwsbrieven die misschien wel boeiend zijn, maar nooit dringend. Toch zorgen ze voor stress, stelt Martin. Haal daarom alles uit je mailbox wat je niet echt moet zien. ‘Mijn raad is: als je kunt unsubscriben, doe dat dan. Zo’n reeks nieuwsbrieven waar je nooit naar kijkt en die je elke dag moet deleten, het lijkt onschuldig maar is het niet. Elke mail die je ziet gebruikt een beetje van je energie. Dus als er tien mails binnenkomen die je eigenlijk niet moet zien, loopt dat best op. Klik op uitschrijven. Als ze af en toe toch boeiend of belangrijk zijn, laat ze dan in een een aparte folder binnenkomen waar je de info kunt gaan zoeken als je ze nodig hebt, maar waar ze niet om je aandacht vragen.’

Weet wat belangrijk is

Een directe mail van je baas met een concrete vraag is belangrijker dan een algemene mail van je baas naar het hele team met een alledaagse mededeling. Highlight daarom dingen die je echt wel moet zien, stelt Martin voor. ‘Die eerste mail moet je meteen bekijken, de tweede kan een uur of twee of zelfs een dag wachten. Werk je in sales, dan moeten je belangrijkste klanten meteen geholpen worden, ben je een ingenieur die een planning maakt, dan vragen mails daarover meteen je aandacht. Zorg dus dat die meteen opvallen als ze binnenkomen, zodat je ze zeker niet mist. Een hele mailbox die op rood staat zorgt voor stress, alleen de belangrijke dingen die eruit springen is behapbaar.