Onze vertrouwde huizen zijn al een jaar getransformeerd tot geïmproviseerd kantoor waar sociaal contact ontbreekt, motivatie slabakt en de scheiding tussen werk en privé vervaagt. Hoe ga je daarmee om? In haar nieuwste boek, ‘Eerste hulp bij thuiswerken’, tackelt arbeidspsycholoog Elke Van Hoof de belangrijkste problemen.
‘Met de juiste handvaten voor zowel werkgevers als werknemers kan telewerken een succes zijn.’ Dat is de premisse van het nieuwe boek van VUB-docent en psycholoog Elke Van Hoof. Als voorzitter van de expertengroep rond psychosociale impact van de coronacrisis is thuiswerken een thema dat haar nauw aan het hart ligt. Vijf tips over hoe je zowel je mindset als je motivatie in topvorm houdt.
Creëer een afgebakende werkzone
‘Structuur is heel erg belangrijk om een duidelijke lijn te kunnen trekken tussen je werk- en privéleven. Een goed thuiskantoor is afgescheiden van je living of je keuken. Zo niet loop je het risico dat je je werk nooit loslaat. Je computer blijft openstaan, net zoals je agenda met afspraken en de notitieschrift. Dat maakt het moeilijk om echt tot rust te komen.’
‘Natuurlijk heeft niet iedereen plaats voor een apart bureau, maar je kan wel creatief zijn. In Ikea kan je bijvoorbeeld een schrijftafel kopen die je kan sluiten. Zo verwijder je meteen je werk van je ontspanningsruimte. Als je geen aparte kantoorruimte in huis hebt, kan een kleurensysteem ook een oplossing zijn. Je kan ervoor zorgen dat je living er anders uitziet tijdens het werken dan tijdens je ontspanningsmomenten. In het begin van de dag leg je een rood tafelkleed op de eettafel. Daar kan je op werken. Aan het einde van de dag neem je het rode laken weg, ruim je je werk op en leg je een blauw tafelkleed op tafel. Dat zorgt ook voor visuele aanwijzingen die aangeven wanneer het tijd is om te werken en wanneer niet.’
Reken niet op je zelfdiscipline
‘Discipline is een utopie. Nobelprijswinnaar voor de economie, Daniel Kahneman, vertelde ooit dat we slechts 5 procent van onze niet-slaaptijd gedisciplineerd zijn. Voor de rest modderen we maar wat aan, zoals Homer Simpson. Op discipline kunnen we dus niet vertrouwen. Wat we wel kan, is goede gewoontes kweken. Die zijn veel duurzamer. Ook hier is routine en structuur je redding en thuis heb je daar nog meer nood aan dan op kantoor. Plan dagelijkse of wekelijkse check-ins met de collega’s op vaste uren. Dat kan werkgerelateerd zijn, maar dat kan ook gaan over een wekelijks sportmoment. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde bewegingsoefening die elke maandag van 8u tot 9u wordt ingepland. Aan de hand van die terugkerende momenten, creëren we rituelen. Die rituelen bieden houvast en worden op den duur een automatisme. Dat is veel betrouwbaarder dan discipline.’
Blijf in beweging
‘Eerst en vooral is het de plicht van de werkgever om de medewerkers te voorzien van goed ergonomisch werkmateriaal. Dat kan een zit- of een staanbureau zijn. Daarnaast zijn er een aantal dingen die je zelf kan doen om bepaalde klachten te vermijden. De belangrijkste tip die ik kan geven is: blijf niet de hele dag in dezelfde positie achter je computerscherm zitten. Als je bedrijf een informele koffiepauze voorziet, ga dan effectief rechtstaan. Als je een telefoongesprek hebt met iemand, wandel dan rond. Ook kan je het woon-werkverkeer veranderen in een wandelmoment. Plan minstens een half uurtje per dag een pauze om buiten te gaan wandelen.
Natuurlijk zijn er nog andere elementen. Zo moet je ervoor zorgen dat je tijdig uitlogt. Blijf niet doorwerken, want dan geraak je oververmoeid. Het kan ook helpen om de documenten die je normaal via de laptop leest eens uit te printen. Dat kan hoofdpijn voorkomen. Én zorg voor jezelf. Drink water en eet gezond. Dat is extra belangrijk, zeker nu.’
Een vergadervrije dag per week
‘We moeten bij het telewerken verbinding en productiviteit stimuleren. Ik moedig bedrijven aan om meerdere keren per week video calls te organiseren, zowel formele als informele. Zo kunnen ze niet enkel de wekelijkse vergaderingen inplannen, maar ook een informele coffee corner of een brainstorm. Teambuilding is ook erg belangrijk als we van thuis uit werken. Houd eens een online teambuilding zoals een Kahoot-quiz en nodig niet enkel de werknemers uit maar ook hun familie. Het zorgt voor veel meer verbinding, vertrouwen en groepsgevoel.’
‘Natuurlijk moeten we daarin ook niet overdrijven. Werknemers zouden ook een dag in de week volledig vrij moeten zijn. Ik noem het de No-talk Tuesday, een halve of volledige dag waarop ze wel werken maar niet gecontroleerd worden door de manager of meetings moeten volgen.’
Eyes on the prize
‘De rol van de leidinggevende is bij motivatie van belang. Werknemers moeten duidelijke doelstellingen hebben. Dat zorgt ervoor dat ze hun eyes on the prize houden. Werkgevers moeten hun medewerkers blijven inspireren. Dat is voor de bedrijven zeker een nieuwe uitdaging. Een werknemer mag nooit het gevoel krijgen dat hij/ zij niet weet wat hij/ zij eigenlijk aan het doen is. Als de vragen: ‘Wat moet ik doen? Hoe moet ik dat doen? Waarom moet ik dat doen? En wat levert het mij op?’, helder zijn, is werkplezier vanzelfsprekend. Ook contact behouden met collega’s via formele en informele tools is een belangrijke factor. Elkaar als inspiratie- en hulpbron gebruiken kan bijdragen aan je motivatie.’
Naast docent is Elke Van Hoof ook de inspirator van Huis voor Veerkracht, de oprichter van Ally Institute en auteur van verschillende boeken. Haar nieuw boek, ‘Eerste hulp bij thuiswerken: Een praktische gids voor werkgever en -nemer’ is uit bij Lannoo.
