Veel mensen zijn glijdende werk-uren gewoon, maar glijdende werkplekken ? Toch duiken er steeds meer bedrijven op waar werknemers geen vaste plaats hebben : ze moeten het stellen met een laptop, een draagbare telefoon en een persoonlijk opbergkastje - u kent die van het zwembad. Elke dag kiezen ze een andere plek. Typisch voor dit soort kantoren is dat de keus groot is : er zijn klassieke bureaus in een landschapsopstelling, er zijn comfortabele zetels met verstelbare banken, er staan barkrukken en afsluitbare individuele bureaus. Elke ochtend kan de werknemer, in functie van het werk van die dag, beslissen welke plek het meest aangewezen is.

Zo'n reorganisatie heeft natuurlijk niet in elk bedrijf zin. Maar wel in kantoren waar niet alle werknemers elke dag op kantoor zijn. In zo'n kantoor is bijvoorbeeld maar 70 procent van de werkplekken gevuld. Die 30 procent leegstaande bureaus zijn een verspilling van materiaal. Met de recordhuurprijzen voor Brusselse kantoren vandaag kunnen de nutteloze kosten hoog oplopen. Het aantal werkplekken verminderen, kan door de vaste plaatsen af te schaffen. Technologisch is dat perfect mogelijk : datanetwerken zijn via internet veilig raadpleegbaar, vergaderingen zijn van op afstand mogelijk en iedereen is constant bereikbaar.

In zulke bedrijven zijn kantoren een soort van clubhuis geworden : mensen komen om te vergaderen of voor het sociale contact. En ze worden niet langer beoordeeld op hun aanwezigheid. In Nederland en Scandinavië is de stap naar anders werken of activiteitsgericht werken door veel bedrijven al gezet, in België is het fenomeen nog niet zo wijd verspreid. Toch duiken hier en daar de eerste bedrijven op die - verdieping per verdieping - de overgang maken. Tineke, Filip en Pierre schakelden het afgelopen jaar over. U ziet en leest hoe zij dagelijks in dit soort omgeving werken.

"Met vier binnenhuisarchitecten werken we aan een grote bench. We hebben elk een vaste werkplek met een vast breedbeeldscherm. Omdat wij met grafische software werken is een groot scherm onontbeerlijk. Spontaan vullen we elkaar aan om problemen op te lossen, dingen te checken, te overleggen. De tafel doet tegelijk dienst als vergadertafel of extra werkplek. Als er een collega of een bezoeker langskomt, kan die gewoon aanschuiven, eventueel met de laptop. Hiervoor is de nodige technologie ge-integreerd. Dat is het 'net' gedeelte : we komen immers naar kantoor om samen te werken en direct en spontaan te communiceren met collega's."

"Tegelijk is het een heel menselijke behoefte om je te kunnen afzonderen : om even te telefoneren zonder de collega's te storen, om je te concentreren op een taak, om aan te geven dat je even minder bereikbaar bent - als persoon of als team. Daarom hebben wij hier op kantoor verschillende zogenaamde 'nesten' geïntegreerd : een klein hoekje met de Poldersofa van Hella Jongerius en twee Alcovesofa's van de Bouroullecs die tegenover elkaar geplaatst zijn. Zo ontstaat een cocon waar je rustig en informeel dingen kunt doorspreken. Elke week overleggen wij met het team. Het effect is hetzelfde als een vergaderzaal met een gesloten deur - niemand komt storen - maar het is veel aangenamer, de akoestiek is beter en de gesprekken verlopen efficiënt. De zetels staan hier nu ongeveer drie maanden en ze zijn bij vele collega's een favoriete werk- en vergaderplek geworden."

www.vitra.com Tineke Foblets (33) is binnenhuisarchitect voor kantoor- en interieurmerk Vitra. Haar kantoor in Diegem is ingericht volgens het 'Net 'n Nest'-principe van Vitra zelf. Filip Standaert (30) is stafmedewerker van het Agentschap Jongerenwelzijn bij de Vlaamse Overheid. Begin 2007 verhuisde hij samen met 1500 ambtenaren naar gloednieuwe kantoren in de Brusselse Noordwijk. Stulens leverde de meeste meubels. "We zaten vroeger in aparte kantoren : elk had zijn eigen hokje. De aanpassing ging dus met twee stappen ineens : aan een landschap werken én zonder een vaste plaats. Natuurlijk gaf dat problemen in het begin : sommige mensen voelden zich gecontroleerd en gestoord in hun privacy. Mijn baas, de administrateur-generaal, zat vroeger in een groot kantoor, nu zit hij gewoon bij ons. Omdat we niet meer eerst langs een secretaresse moeten, was hij ineens té bereikbaar : we stoorden hem te veel. Met goede afspraken is dat verholpen."

"'Wat met de foto's van de kinderen ?' vroegen mensen zich af. Ze lossen het simpel op : met een foto op het bureaublad van de laptop of een afdruk op een muismatje."

"Eerlijk gezegd, ik vind het een verrijking voor het team : je leert de collega's op een andere manier kennen."

"We hanteren het clean desk-principe vrij letterlijk : de werkplek moet proper en leeg achtergelaten worden. Elke ochtend halen we spullen uit de kasten of uit onze persoonlijke locker en we gaan met een rolkoffertje aan een werkplek zitten. Alles staat of valt met het archiveringssysteem. Omdat de kastruimte beperkt is, zullen we regelmatig een trash day moeten organiseren om overbodig gestockeerde dossiers weg te gooien."

"Er zijn cockpits om geconcentreerd te werken of we zitten aan een bureau in de teamzone of in de bibliotheek. Of in een lounge of in een bespreekhoek. Als we snel een paar mails moeten controleren of nog iets moeten afprinten voor een vergadering, dan nemen we plaats aan de touchdowns, een bar met hoge stoelen."

"Een mens is een gewoontedier: we zitten toch wel heel dikwijls op dezelfde plaats."

www.stulens.be Pierre Masquelier (69 jaar) werkt op de marketingafdeling van sanitaire groep Van Marcke. Zusterbedrijf Mewaf richt de oude kantoren van De Coene in Kortrijk verdieping per verdieping opnieuw in. "Sinds twee maanden werk ik volgens het nieuwe principe. Het vroeg een aanpassing, maar het bevalt me wel. Ik kies elke keer een andere werkplek en als ik met een collega iets wil overlopen, gaan we samen zitten. Als ik me wil concentreren, dan zonder ik me af. Het is allemaal gebruiksvriendelijk en het wijst zichzelf uit."

"Het werkt ook stimulerend. Als je jarenlang op dezelfde plek zit en hetzelfde werk doet, roest je automatisch een beetje vast. Dit is veel dynamischer."

"Natuurlijk is er ook een grote logistieke en digitale verandering geweest. Dat is de voorwaarde om op deze manier te kunnen werken. Ons netwerk is via internet overal raadpleegbaar. Dit is de oplossing van de toekomst, denk ik. Meer mobiel kun je bijna niet zijn. Het grootste voordeel ? Nu ik hier heb leren werken en me kan concentreren in een open ruimte, kan ik letterlijk overal werken waar ik een internetaansluiting heb. Ik ben veel onderweg en dan is dat toch wel een voordeel."

www.mewaf.be

De bedrijfspsycholoog

Welke impact heeft zo'n nieuw kantoorsysteem ? We vroegen het aan een bedrijfspsycholoog. Tharsi Taillieu is professor aan de Onderzoeksgroep Arbeids-, organisatie- en personeelspsychologie van de K.U. Leuven.

"Kijk, als ik een Porsche heb, dan kan die theoretisch 200 kilometer per uur rijden. Maar als ik 's nachts rijd, kunnen mijn ogen maar volgen tot 120 kilometer per uur. Net hetzelfde geldt voor dit soort van innovatieve kantoorconcepten. Het zijn wat ik ' enabling factoren' noem : ze creëren een context die het mogelijk maakt om op een bepaalde manier te werken. Maar die impact is beperkt. Slechts 30 procent van de efficiënte communicatie is afhankelijk van de context. De overige 70 procent is toe te schrijven aan de groepsinteractie binnen het bedrijf."

"Ik heb al heel wat kantoorsystemen en werkregelingen voor flexibilisering zien opduiken, en telkens opnieuw merk ik dat de pioniers van het eerste uur heel enthousiast zijn, maar dat er na verloop van tijd toch een terugval naar een meer conventioneel patroon plaatsvindt. Natuurlijk blijft er wel altijd een vorm van over. Maar ik ben ervan overtuigd dat de jonge generaties vlot met dit soort concepten werken, voor hen is dat dan normaal. Ik maak mij wel zorgen over tijdsbuffers. Kantooruren van negen tot vijf zijn achterhaald. Mensen werken nu tijds- en plaats-onafhankelijk en worden op resultaten gestuurd. Maar daardoor zijn er amper nog grenzen. Vooral bij jonge tweeverdieners is die grenshandhaving vaak zeer onduidelijk en een bron van spanningen."

Door Leen Creve I Portretten Charlie De Keermaecker